II. Projekt - ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0022
A fejlesztés szakmai tartalma három pillérre épül:
I. Szervezet működésével kapcsolatos speciális szakmai tudás, tapasztalat.
II. Szervezetfejlesztésre vonatkozó belső módszertani ismeretek.
III. Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program és ÁROP 1.2.18. „Szervezetfejlesztési Program” hivatalos szervezetfejlesztési módszertana.
Az I. pillért a projektbe bevont szervezeti egységek, kiemelt munkatársak és vezetők biztosítják, a II. és III. pilléről pedig a pályázat során kidolgozott szervezetfejlesztési módszertan gondoskodik.
A részletezett szakmai program elemei a következők:
1. A szervezet jövőképének megalkotása a felsővezetés részvételével workshop rendszerben történik, támaszkodva a meglévő ismeretekre. A workshop felépítésében tartalmazza a felsővezetői csapat működésének fejlesztését, az irányítási modell fejlesztését a jövőkép megvalósításának érdekében.
2. Többszintű és komplex stratégiai térkép megalkotása: (BSC módszertan alapú) stratégiai céltérkép, amely tartalmazza a célokhoz tartozó, szervezetre testreszabott indikátorokat, célértékeket és azok elérését biztosító akciókat)
Stratégiai irányítási rendszer kialakításának lépései:
2.1 A stratégiai irányítás szervezeti hátterének és a működés módszertani kereteinek kidolgozása.
A stratégiaalkotási (célrendszer meghatározása) munka egyik kiemelt módszertani elemét jelentik a felsővezetői egyeztetések, azaz stratégiai workshopok:
- a stratégia-alkotás és nyomon követés alapvetően felsővezetői feladat, mely nem delegálható sem munkatársi, sem középvezetői szintre;
- ez a leghatékonyabb fóruma a felsővezetői egyeztetéseknek, ahol közvetlenül lehetőség van a vélemények megosztására, esetleg ütköztetésére, majd a döntések azonnali, kompromisszumos meghozására.
A stratégiai workshopok célja a meglévő stratégia mentén a stratégiai célok, mutatószámok és akciók meghatározása.
A stratégia alkotás e kezdeti lépése egybefonódik a szervezetirányítási külső és belső szabályozó dokumentumok koherencia szempontú vizsgálatával, ugyanis ellenőrizni kell a jogszabályoknak való megfelelést és ki kell jelölni a sarokpontokat. A jogszabályi megalapozottság elsősorban az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvénynek (Áht.) és a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletnek (Bkr.) való megfelelést jelenti.
2.2 Stratégiai célok kijelölése: A stratégiai workshop feladata a stratégia mentén a célok megfogalmazása. Minden stratégiai irányra, célkitűzésre vonatkozóan szükséges legalább egy cél megfogalmazása. Ezeket előre rögzített nézőpontok alapján kell csoportosítani és elhelyezni a stratégiai térképen. A következő lépés a stratégiai célok részletes kidolgozása, ami biztosítja az egységes értelmezést.
2.3 Mutatószámok kialakítása: A cél definiálását követően kerülhet sor olyan mutatók és célértékek/mutatószámok kiválasztására, melyek segítségével a cél visszamérhető lesz. Egy stratégiai célt általában 1-2, ritkán 3-4 mutatóval mérünk. Általános elv, hogy kb. 15 célhoz maximum 20 mutató kerüljön meghatározásra.
2.4 Akciók megfogalmazása: A stratégiai célok megvalósítása jellemzően intézkedéseken keresztül biztosítható. A stratégiai célok kidolgozásánál összerendeljük a célokat a futó, folyamatban lévő, vagy előkészítés alatt álló akciókkal. Az akciók megfogalmazásánál fontos, hogy csak a befolyásolható és kritikus intézkedések kerüljenek be a stratégiai dokumentumokba.
3. Humán erőforrás menedzsment fejlesztése
3.1 A folyamat alapját egy pontos EFQM rendszerű HR fókuszú összegzés biztosítja. Ezen elemzés, azaz a HR folyamatok minőségi összegzése, természetesen kombinálva a CAF általános rendszer elemzési folyamataival.
3.2 A felmérés eredményeinek alapján a felsővezetés kialakítja a HR irányítás fejlesztéseinek kulcsterületeit.
3.3 A stratégiai célok lebontásra kerülnek, a szervezeten belül meghatározott szintig, az egyéni célok a stratégiai célok vonalán meghatározásra kerülnek. Az egyéni eredményesség mérése a célok és az alapértékek mentén épül fel. Ezen keresztül a szervezet maximalizálhatja a célok elérésének biztosítását.
4. Folyamatszervezés
4.1 A folyamatszervezést, a folyamat alapú szabályozást megelőző 0. lépés a folyamatstruktúra kialakítása, amely folyamatstruktúra mentén nevesíteni tudjuk azokat a folyamatokat, amelyek lefedik a működés jelentős részét, s kijelölhető a fejlesztési, szabályozási igény. A magas szintű folyamatmodellt teljes körűen, míg a részletes, folyamat szintű szabályozást és optimalizálást csak a kiválasztott kulcsfolyamatokra végezzük el.
4.2 Folyamatszervezés előkészítése: dokumentumelemzés és vezetői interjúk alapján előkészítésre kerülnek a kiválasztott folyamatok, kialakításra kerülnek az ábrázolási és dokumentálási konvenciók.
4.3 Folyamatszervezés: szakértői munka és workshopok keretein belül készül el a folyamat teljes körű dokumentációja. A munkának van helyzetfelmérő és optimalizáló szakasza.
4.4 Folyamatokhoz illesztett ellenőrzési nyomvonal kidolgozása: Az ellenőrzési nyomvonal esetében elkészítjük a kockázatkezelési rendszerhez kapcsolódó kockázati listát, annak értékelését. Az azonosított kockázatok értékelése a valószínűség-hatás mátrix elkészítéséből áll, amely egy előzetesen definiált, diszkrét skála mentén csoportosítja, illetve rangsorolja a feltárt kockázatokat. Ezt a későbbiekben ki lehet majd egészíteni a kockázatok kezelhetőségének vizsgálatával is. Az intézkedésekre kijelölt kockázatokra akciókat fogalmazunk meg, amelyek megvalósulását majd a későbbiekben folyamatosan monitorozni kell, amely folyamatra szintén készült javaslat a projektszakasz során.
5. Projekt menedzsment ismeretek fejlesztése
5.1 A szervezet nagyszámú projektet menedzsel. Elmondható, hogy a feladatok jelentős része többszintű és komplex ismeretet kíván, ennek következtében a megvalósítás projekt rendszerű. A projekt irányítás speciális ismereteket igényel, a hierarchikus vezetői működés kevésbé érvényesül. A projektek végrehajtásának a belső együttműködésről alkotott felfogása kulcsfontosságú.
5.2 A projekt vezetési ismeretek átadásán túl, nagyon fontos a projektrendszerű működés érdekében egy kompetencia centrum létrehozatala, amely szakismeretekkel támogatja a projektek vezetését, valamint az ágazaton belül futó projektek esetében is támogató, irányító működést fejt ki.
5.3 A jelenlegi projektek vezetőinek megfelelő képzést biztosít a tervezett projekt, valamint támogatja a szervezeten belül a megfelelő szemlélet kialakítását.
6. Teljes körű minőségirányítási eszköz bevezetése
6.1 A projektszakasz az ÁROP 1.2.18. „Szervezetfejlesztési Program” hivatalos szervezetfejlesztési módszertanán alapul, amelyet a rendelkezésre álló belső szakmai tudás segítségével a szervezethez igazítunk.
6.2 A használt módszertan a CAF azaz Common Assement Framework keretein alapul.
6.3 A megadott keretrendszeren belül fontos prioritásokat kialakítani. A folyamatban ugyan érdemes a teljes minőségi összegzést elkészíteni, a projekt szempontjából azonban a megvalósíthatóság érdekében ki kell emelni területeket, melyek a következők: eredmény orientáció, ügyfél-orientáció, vezetés és konzisztens cél tartás, folyamat/projekt menedzsment.
6.4 A felmérés eredményeként létrejött adatok összevetésre kerülnek a HR EFQM felmérés alapján készült képpel. Ily módon egy keresztreferencia jön létre, mely a vezetés segítségére lesz a legfontosabb feladatok meghatározásában, valamint a feladatok hosszú távú ütemezésében.
6.5 Az elemzések alapján kialakítható egy szervezet fejlettségi térkép. Ez képezi az alapját a prioritások létrehozásának és hozzásegíti a szervezetet a stratégiai célrendszer véglegesítésében, valamint a rendszeres a fejlesztési folyamat eredményeinek értékelésében.
6.6 A felmérés eredményét a szervezet számára transzparensen nyilvánossá kell tenni. Nem elegendő csak a képet megjeleníteni, hanem természetesen az elemzés alapján meghozott döntések, feladatok is nyilvánosságot kell, kapjanak.
6.7 A folyamat ezen a módon a szervezet bevonásával a szervezet szeme előtt zajlik, a folyamat elfogadottsága várhatóan erősebb lesz.
7. Változásmenedzsmentet támogató eszközök kialakítása
7.1 A projektszakasz jelentősen egybefonódik a szervezetfejlesztési projekt többi elemével. A változásmenedzsment sikerességéhez nagyban hozzájárul a projekt moduláris felépülése és fejlesztés során a rugalmasságra való törekvés.
7.2 A kontrollrendszer legtöbb intézménye már alapszinten is kialakításra kerül. Az átfogó keretrendszer később igen költséghatékonyan bővíthető.
7.3 A projektszakasz egyszerre támaszkodik a szervezeti belső tudásra és az ÁROP 1.2.18. „Szervezetfejlesztési Program” hivatalos szervezetfejlesztési módszertanára.
8. Tudásmegosztó fórumok kialakítása és továbbfejlesztése
8.1 A tudásmegosztás szorosan kapcsolódik a szervezetfejlesztési projekt többi szakaszához. A stratégiai céltérkép és akciók meghatározása, a hatásos kontrolling beszámolás, a folyamattérkép kialakítása, a belső szabályozó dokumentumok elkészítése, a minőségirányítási rendszer bevezetése a munkatársak minél szélesebb körű bevonásával történik.
8.2 A tudásmegosztás különböző szinteken valósul meg. A legelemibb tevékenység a projektről elkészített részletes beszámoló, amely bemutatja az eredménytermékeket, elemzi a projekt hatásait. Ez az intézmény honlapján hivatalosan elérhető anyag.
8.3 A szakmai vezetés a szervezet felső vezetésének beszámolót tart a projekt által kialakított szemléletváltozásról, az új megoldásról. Részletezi az új megoldások alkalmazási lehetőségeit.
8.4 A projekt lezárása után a szervezeten belül egy széleskörű munkacsoport áll össze. A legalább 20 fős munkacsoport feladata az elért eredmények lehetséges kibontásának módszertanát dolgozzák ki, valamint a szervezeten belüli alkalmazás bevezetésének ütemtervéért felelősek. Természetesen a munkacsoport tagja azok a munkatársak, akik ismerik a projektet, és a saját egységeiken belül tovább tudják vinni a kialakított módszertant.